Учет обслуживаемых пациентов в клинике
Сетка расписания и запись на прием
Работа Call-центра в сетке расписания
Отображение сеток расписания и запись пациента через сетку расписания
Различие видов записей на прием
Предварительная запись по телефону, в т.ч. для первичных пациентов, не имеющих амбулаторную карту
Направление из регистратуры запись для пациентов, имеющих амбулаторную карту
Перенос/отмена записи на прием (направления)
Перенос и отмена записи через перетягивание
Перенос и отмена записи через меню взаимодействия
Регистрация медицинских услуг амбулаторного пациента
Автоматизированное формирование перечня услуг по ЭМК - “оплата по факту”
Выставление счета на предварительную оплату услуг - “предварительная оплата”
Возможность выставления счетов по разным источникам оплаты
Фиксация авансового платежа с расчетом стоимости лечения по списку услуг и лекарственных препаратов.
Фиксация приходящих сумм, не привязанных к конкретным услугам, и возврата средств их кассы.
Журнал регистрации амбулаторных больных
Доступ к редактированию сетки расписания для старшего администратора
Ведение расписания работы медицинских работников и кабинетов с использованием шаблонов
Добавление правил расписания для кабинета
Прикрепление результатов анализов к карте пациента
Меню регистратора состоит из следующих пунктов:
Кроме того можно включить для отображения регистраторам следующие кнопки меню:
В меню регистратора нажмите на кнопку “ Поиск/регистрация ”. И заполните Фамилию (мы не рекомендуем заполнять сразу все поля формы поиска, тк если допустить ошибку при вводе информации, но заполнить все поля - ФИО + дату рождения программа не найдет такого пациента в базе и сразу зарегистрирует нового пациента )
Поэтому введите “Фамилию” / “Фамилию и Имя” пациента и нажмите поиск
Примечание :
Если программа находит пациентов подходящих под условие поиска - вы увидите список таких пациентов
Если в списке нет нужного вам пациента нажмите “ Регистрация нового пациента ” и заполните ФИО и дату рождения пациента полностью и нажмите
Откроется форма “Амбулаторная карта”
Поля в карте - настраиваемые. При необходимости их можно добавить.
В разделе «Оплата» по умолчанию всегда стоит индив/расчет. Его можно сменить на ОМС, ДМС, договор с юр.лицами и бюджет. В договоре с юридическим лицом название компании записывается в пункте «другая».
Если пациент проживает не в городе, тогда поля должны заполняться следующим образом: в разделе «регион» указывается регион или область проживания, в разделе «район (области)» - название района данной области или региона и в разделе «населенный пункт» - его название, (поселки городского типа к городам не относятся).
Если пациент временно проживает на съемной квартире или у родственников, то следует нажать «Добавить адрес временного проживания» и ввести адрес проживания.
В разделе «социальное положение» заполните нужные поля по необходимости.
После заполнения формы нажмите кнопку
внизу страницы.
если вы не заполнили какое либо обязательное поле, то увидите следующее уведомление
Заполните обязательные поля (можно включить обязательное заполнение для любого поля в карте пациента при необходимости).
В правой части окна программы Вы увидите учётную запись нового клиента с доступными кнопками на записи амбулаторная карта:
Если все корректно - нажмите “Заблокировать запись”
Пациент зарегистрирован.
После того как запись будет подписана (заблокирована) в правом нижнем углу карты появятся новые кнопки.
есть различные варианты доступных кнопок на записи Амб карта вот несколько примеров кнопочных панелей:
вот самые распространенные из них:
Для записи пациента на прием нажмите “ Сетка расписания ” в меню регистратора
В появившейся форме вам станет доступно:
Для работы с направлением в сетке расписания, регистратору необходимо нажать на иконку телефона рядом с фамилией .
в открывшемся окне, регистратору станут доступны:
В том случае, если для специалиста указана длительность приема, то его сетка состоит из так называемых "ячеек", если нет, то просто указано время приема (прием в порядке живой очереди)
Для записи необходимо нажать левой кнопкой мыши на свободную ячейку выбрать 1 ячейку и подтвердить действие. Также можно записывать пациентов на длительные приемы, для этого необходимо аналогично действиям при обычной записи нажать левую кнопку мыши на свободной ячейке, после чего, не отпуская левую кнопку мыши, выбрать столько ячеек для записи, сколько необходимо. Выбранные ячейки будут помечены желтым цветом.
Примечание
: Программа позволяет записать пациентов сверх сетки расписания, когда сетка занята, но врач готов принять пациента. Это - "запись по Cito!" Для записи сверх сетки нажмите на
В журнале предварительной записи, такие пациенты отмечаются комментарием "
сверх записи после основного приема врача
"
После чего выбрать пациента
и услугу, на которую необходимо записать пациента.
После выбора услуги в карте пациента появится запись :
нажмите чтобы подтвердить предварительную запись либо удалите ее нажав на кнопку
Для подтверждения записи нажмите на предварительной записи
После подтверждения Предварительная запись станет направлением из регистратуры.
нажмите чтобы подтвердить направление из регистратуры, либо удалите ее нажав на кнопку
Вы записали пациента на прием к врачу и подтвердили его. Врач может оказать услугу.
В тех случаях когда пациент записывается на прием по телефону или это первичный пациент (не имеющий амбулаторную карту), используется "Сетка расписания" в меню регистратора. Она позволяет записать пациента без амбулаторной карты. Карта будет создана позже, когда пациент придет на прием.
Нажав на кнопку "Сетка расписания" и выбрав нужного врача и время, откроется форма предварительной записи
После заполнения необходимых полей, нажимаем кнопку записать
Для того чтобы записать пациента, уже зарегистрированного в программе на прием, нажмите “ Записать на прием ” на этапе поиска пациента в базе
Так же можно создать предварительную, запись нажав “Предварительная запись”
(потребует подтверждения в дальнейшем, по кнопке на предварительной записи)
После этого выберите дату , время сотрудника / кабинет и услугу на которую хотите записать пациента
нажмите чтобы подтвердить направление из регистратуры, либо удалите ее нажав на кнопку
Вы записали пациента на прием к врачу и подтвердили его. Врач может оказать услугу.
Находясь в Амбулаторной карте пациента нажмите “ Записать на прием, обследование ”
После этого выберите дату , время сотрудника / кабинет и услугу на которую хотите записать пациента
нажмите чтобы подтвердить направление из регистратуры, либо удалите ее нажав на кнопку
Вы записали пациента на прием к врачу и подтвердили его. Врач может оказать услугу.
Для записи пациента на групповое занятие, необходимо, чтобы в настройках "правила" было указано количество человек, которое может быть записано на прием
Тогда в сетке расписания выбираем время, и услугу на которую хотим записать пациента. Если лимит превышен, то свободного места в ячейке не будет.
После записи, мы увидим пациента в сетке расписания. а в меню регистратора они отображаются в следующем виде
у врача пациенты отображаются в одно и то же время
Для удаления пациента из группового занятия в сетку, нажимаем телефончик и " Отменить прием "
В тех случаях, когда пациент не может явиться на прием в назначенное время или хочет перенести свой визит, регистратору необходимо открыть сетку расписания , и выполнить следующие действия:
Для переноса записи на другое время или дату, необходимо зажать левую кнопку мыши на той ячейке с записью, которую необходимо перенести и перетянуть (не отпуская кнопку мыши) на нужную ячейку.
После чего подтвердить действие, нажав кнопку "ОК" в диалоговом окне. Направление перенесено.
Для отмены записи перетяните направление к корзине и отпустите левую кнопку мыши.
Направление удалится.
В тех случаях, когда пациент не может явиться на прием в назначенное время или хочет перенести свой визит, регистратору необходимо открыть сетку расписания , и нажать на иконку телефона рядом с фамилией .
в открывшемся окне, нажмите :
Счет выставляется на основании протоколов осмотра и отметок о проведении манипуляций и процедур в амбулаторной карте пациента
1) пациент записывается на услугу. (Записали пациента на услугу)
2) подтверждение регистратором записи (блокировали запись нажав кнопку "Подписать (Блокировать) запись" , тем самым подтвердив правильность введенных данных) Только после блокировки направления, врач увидит пациента у себя в списках на прием.
если требуется отменить направление, то достаточно пометить запись "как ошибочную" нажав кнопку "Удалить".
3) осмотр врачом
После проведения осмотра врачом необходимо подписать , блокировки запись .
4) оплата услуги
После оказания услуги у регистратора пациент появится в неоплаченных счетах
щелкнув левой кнопкой мыши по фамилии пациента, перейдем в его амб карту для последующего выставления счета по незарегестрированным услугам
для наличного расчета
для безналичного расчета
нажмите чтобы заблокировать счет, либо удалите его нажав на кнопку
После блокировки услуга считается зарегистрированной - оплата принята.
В отличии от "оплаты по факту", запись с предварительной регистрацией услуги подразумевает выставление счета пациенту до оказания услуги. Алгоритм схож с алгоритмом "оплаты по факту":
1) запись на прием регистратором системы. При условии что услуга с предварительной регистрацией
В направлении отсутствует кнопка блокировки направления . Поскольку блокировка автоматически произойдет при оплате услуги.
2) регистрация (оплата услуги) . Выставление счета.
Нажмите для наличного расчета для безналичного расчета
В результате появится запись - Счет за амбулаторные услуги
3) подтверждение записи. Произойдет автоматически при блокировке счета .
4) осмотр врачом. В списках у врача пациент НЕ появится до того как регистратор не отметит оплату услуг (выставит счет) . Если вы выставили счет и заблокировали его (шаг 3.) Врач может начать оказание услуги.
Кроме основного источника оплаты указанного в амбулаторной карте пациента, вы можете внести
“Дополнительный источник”.
Для этого нажмите на кнопку
“+Источник”
в появившейся форме заполняем параметры источника оплаты и сохраняем
Если все данные введены верно то подписываем (блокируем) запись с источником оплаты .
После этого, доп. источник станет доступен для выбора в списке "Вид оплаты". Также список доп источников можно отредактировать нажав на ссылку "Дополнительные источники оплаты"
При необходимости, источник оплаты можно удалить, нажав на кнопку .
чтобы выставить пациенту услуги по доп источнику оплаты необходимо выбрать его в выпадающем списке "Вид оплаты"
и нажать кнопку записать на прием для записи пациента на прием этому виду оплаты
в направлении будет указан источник оплаты
либо нажать кнопку выставить счет для расчета по дополнительному источнику оплаты
Используется как для амбулаторных так и для стационарных пациентов, но в основном для пациентов стационара, которым составляется "План лечения".
Для составления платежа, необходимо нажать кнопку "Платежи и возвраты" .
В открывшейся форме нажмите на Добавить услугу , для добавления услуги/лекарственного препарата.
Выбор осуществляется по нажатии левой кнопки мыши на соответствующий элемент списка. (Для поиска услуги, введите часть её названия)
Количество услуг можно изменить нажав на ячейке "Кол-во, шт" левой кнопкой мыши. Чтобы удалить услугу из списка, нажмите напротив нее.
После формирования перечня услуг нажмите "Сохранить" или для отмены.
После чего необходимо указать параметры платежа. Для этого нажмите "Редактировать реквизиты платежа" . Если необходимо удалить платеж , в случае необходимости дополнить список услуг.
В открывшейся форме деталей платежа необходимо указать:
После редактирования параметров платежа нажмите " Сохранить " .
Для платежа за амбулаторное лечение, выбираем "Платеж за амбулаторное лечение" и Поликлиническое отделение в "Подразделении" .
Если все данные введены верно, то блокируем запись .
Используется в тех случаях, когда, например, пациент оплачивает курс, программу лечения наперед
Для этого в амбулаторной карте выбираем Платежи и возвраты.
откроется форма выбора услуг
Не составляя список услуг, сразу нажимайте "Сохранить" .
И переходите к редактированию платежа, для чего нажмите "Исправить" .
В зависимости от того, что за платеж требуется провести, выбираем "Возврат средств" / платеж за курсовое амбулаторное лечение, или платеж за стационарное лечение. Также указываем необходимую сумму и указываем подразделение. Комментарий при необходимости. Сохраняем платеж “Сохранить”.
В зависимости от того, что указано в типе платежа будет сформирован либо платеж в кассу
либо возврат средств.
Блокируем запись если все верно .
Нужно провести частичную оплату разными путями (наличный и безналичный) при этом размер частей не кратен стоимости услуг (например услуги на 500 и 1000 рублей, а пациент хочет заплатить 700 рублей безналично и 800 рублей наличными)
Проверяем у пациента типы оплаты с помощью селектора “Вид оплаты”
Выбираем вид “ Услуга в долг ”
Если его нет, нажимаем кнопку “ +Источник ”
и добавляем новый источник “ Услуга в долг ” Затем нажимаем Сохранить.
И блокируем запись “ Дополнительный источник оплаты ”
Теперь нам доступен вид оплаты “ Услуга в долг ”
Нажмите “ Безналичный расчет по основному источнику оплаты ” , чтобы выставить счет за оказанные услуги. У счета будет признак “ Услуга в долг ”
И заблокируйте счет
После чего счет в карте будет активен до момента полного погашения пациентом долга
используйте кнопки: - “ Возврат долга ” - “ Возврат долга” по безналичному расчету чтобы создать для пациента счета оплаты долга
и заблокируйте счет . Если погашение долга частичное - то отредактируйте счет указав нужную сумму для погашения ( при создании платежа - в записи указывается вся сумма долга).
Для просмотра отчетов Кассовых / об оказанных услугах , нажмите « Отчеты » в меню регистратора.
Выберите отчет, который хотите посмотреть. Например:
За сутки
Для просмотра отчета на другую дату, нажмите на текущую дату и выберите нужную в календаре.
Можно просматривать сводки "За период", "По пациентам", "Посмотреть квитанции", "Счета ДМС", "Открытые счета" , а также отражать сводку по регистраторам и по кассирам.
Для печати ежедневного отчета администратора, нажмите « Печать »
Для того чтобы скачать отчет нажмите а затем выберите формат файла:
Либо через диалоговое окно
Либо с указанием формата
или Отчеты кассовые с оказанными услугами:
По пациентам и услугам - амбулаторный прием
Также вам доступны другие виды отчетов ( По пациентам / Контрольным звонкам / Открытым счетам / Должникам и тд) .
Для ознакомительно расчета для пациента (без создания записи План / Платеж в карте пациента) в меню регистратора предусмотрена форма Расчета стоимости услуг
Для добавления услуг нажмите
Для удаления услуги из списка нажмите напротив услуги, которую необходимо удалить.
количество / скидка изменяются по нажатию на соответствующее поле
для печати предварительного расчета нажмите “ Печать ”
Примечание : все добавленные услуги не отразятся в карте пациента. Форма используется в качестве предварительного расчета центра.
Меню взаимодействия с ККТ через интерфейс программы
Отображение списка пациентов записанных на прием в виде отчета, с возможностью настройки и фильтрации ( кабинет / врач ), даты записи и тд:
Обновление списка пациентов, записанных на прием.
Журнал за период представлен ниже
Возможность указать время прихода и ухода медицинского работника. Время работы фиксируется регистратором на текущий день. Для этого в меню регистратора необходимо нажать кнопку " Время работы врачей " .
После чего необходимо выбрать специалиста в выпадающем списке, (время прихода установится автоматически, а время ухода регистратор введет сам, щелкнув левой кнопкой мыши на ячейку в столбце "Конец работы")
Чтобы администратор имел возможность редактировать сетку расписания, в настройках его учетной записи должна стоять пометка “руководитель подразделения”. Попросите системного администратора вашей клиники включить вам эту функцию при необходимости.
После чего в меню врача у вас станет доступна кнопка “ Редактирование расписания ”
После чего откроется форма редактирования сетки расписания.
В Таблице отражены действующие правила, уже добавленные в программу (в таблице отражены правила - действие которых попадает на дату в заголовке 24.03.2023 в данном случае). Для редактирования/добавления правил необходимо выбрать конкретного специалиста. Для выбора используем селекторы выбора специальности и сотрудника.
Для добавления нового правила нажимаем кнопку " Добавить день приема "
После чего откроется форма " День приема "
Форма день приема позволяет описать " правило " расписания следующими полями:
Перерыв указан с 12:00 по 12:30 и с 15:00 по 15:30 эти поля недоступны для записи пациентов;
После заполнения формы дня приема нажимаем "Сохранить" .
Таким образом мы добавили новое правило приема для врача ( с 20-03-2023 до отмены правила врач ведет прием с 9:00 до 16:00 с интервалом 30 минут в соответствующем подразделении по рабочим дням, т е с понедельника по пятницу). Теперь давайте исключим среду, как уже описывали в примере выше. Для этого создаем еще одно правило . В котором укажем среду выходным днем (не забываем указывать подразделение, для которого создаем правило)
После заполнения формы дня приема для выходного дня нажимаем "Сохранить" .
При такой настройке расписания специалист осуществляет прием пн,вт,чтв и пт. Среда у нас - выходной
Сетка расписания врача выглядит следующим образом
Для возврата к редактированию правила нажмите "Редактировать" . Для удаления правила нажмите "Удалить" .
Для перехода к сетке расписания кабинетов необходимо выбрать вкладку "Кабинеты" под датой в заголовке. При работе с сеткой расписания кабинетов выполняем те же самые действия что и при работе с сеткой врачей.
Для создания сетки расписания на нужную дату необходимо при добавлении правила указать одинаковые даты в полях "дата с" и "дата по".
Примечание (Старайтесь чтобы значение поля "День" - совпадало с днем в календаре, или лучше вообще оставить поле пустым при заполнении правила на конкретную дату)
После чего нажимаем на кнопку сохранить .
Таким образом мы добавили новое правило на конкретный день.
Возможность задать новую сетку расписания на нужную дату в будущем
Для разделения сеток расписания в настройках кабинета необходимо выбрать какие пациенты могут быть записаны на прием.
Вы можете указать в настройках кабинета для каких пациентов будет работать кабинет: (только амбулаторные посещения/ только стационарные посещения)
Для выбора просто выставляем галочку напротив соответствующего пункта.
По умолчанию в кабинет доступна запись как для амбулаторных пациентов, так и для пациентов стационара. При установке галочек, запись в кабинет настраивается на определенный тип пациентов.
В программе предусмотрено добавление выходных и праздничных дней. Стоит отметить, что выходной указывается для всех кабинетов и для всех специалистов ( Сетка расписания на этот день будет пустая ).
Примечание : Выходной для конкретного специалиста устанавливается с помощью проставления галочки "Выходной" при редактировании правила расписания
Для добавления выходного дня всем кабинетам и всем специалистам необходимо указать нужную дату в поле ( 03-04-2023 ), после чего нажать на кнопку "Установить выходной на выбранную дату" .
после чего необходимо подтвердить действие нажав "Установить"
Таким образом мы добавили выходной всем специалистам и кабинетам.
Для установки выходного дня конкретному специалисту, вам необходимо выбрать его в списке сотрудников и нажать кнопку “Установить выходной ”
после чего необходимо подтвердить действие нажав "Установить"
Для добавления отпуска специалисту, необходимо выбрать его с помощью селекторов специальности и ФИО сотрудника
после чего нажимаем "Установить отпуск" и подтверждаем действие нажав "Подтвердить"
Сразу после подтверждения расписание врача разбивается на два интервала:
Таким образом мы добавили отпуск сотруднику. Для редактирования сроков отпуска можно удалить ненужное правило и изменить даты " с " или " по ".
Для прикрепления результатов анализов к карте пациента нажмите на панели регистратора
После чего нажмите кнопку редактирования появившейся записи "Результаты анализов"
Вы перейдете в режим редактирования
просто перетащите файл в "область загрузки" на форме или укажите путь к файлу нажав , после чего документ будет преобразован. Далее наш преобразованный результат необходимо сохранить
после чего запись нужно заблокировать и затем распечатать распечатать
В случае необходимости удаления записи пользуемся кнопками "Удалить" (если действие происходит до блокировки записи) или "Пометить как ошибочную" (если вы уже заблокировали запись).
Врачу записи будут доступны для просмотра в разделе " Результаты анализов "
В том случае, если счет в программе был заблокирован, а чек не пробился (или просто необходимо пробить чек в обход стандартных средств программы MGERM) можно воспользоваться программой "Тест драйвера ФР ..." (Версия программы может меняться)
после запуска программы (по двойному щелчку левой кнопки мыши), открывается главное окно программы:
После открытия переходим на вкладку №2 - Регистратура (Остальные вкладки нас не интересуют).
Для печати чека, необходимо указать какой кассир выполнил данную операцию. Для этого необходимо в настройках проставить уникальный идентификатор регистратора. Чтобы это сделать, надо в поле "Пароль" указать значение - 30 (Это код Администратора с "суперправами"). Иначе, при просмотре таблицы операторов программа выдаст нам ошибку.
После того как смы указали значение 30, нажимаем кнопку "Настройка свойств". Откроется окно "Свойства". В котором нас интересует пункт "Таблицы".
В том случае, если мы забыли вписать в поле "Пароль" значение 30, программа выдаст ошибку:
Не пугаемся, а просто закрываем все окна программы кроме "главного" и вводим пароль 30. После этого повторяем действия для просмотра таблиц. В окне таблицы нас интересует только таблица "Пароли кассиров и администраторов"
выбираем левой кнопкой мыши таблицу №2 и нажимаем "Открыть".
в открывшейся таблице паролей под №1 ваш персональный идентификатор - пароль , его нужно запомнить /скопировать. После чего вернуться к главному окну программы и в поле пароль изменить значение 30 на свое (в нашем случае - это 6 ).
Теперь можно приступать к "пробивке" чека.
Для того чтобы внести в чек услуги Заполняем следующие поля:
После заполнения всех полей для услуги нажимаем кнопку " ПРОДАЖА ". Таким образом мы добавили в чек строчку с услугой. Если в чеке нескольких услуг, то повторите действия. Отслеживать текущую сумму в чеке можно по нажатию на кнопку " Подытог чека ".
После внесения в чек всех услуг нажмите " Закрыть чек ". Чек отправляется на печать, данные отправляются в ОФД. Сумма считается принятой.
При составлении чека возврата действия аналогичны:
После заполнения всех полей для услуги нажимаем кнопку " ВОЗВРАТ ПРОДАЖИ ". Таким образом мы добавили в чек возврата строчку с услугой. Если чек возврата состоит из нескольких услуг, то повторите действия.
После внесения в чек возврата всех услуг нажмите " Закрыть чек ". Чек отправляется на печать, данные отправляются в ОФД. Сумма считается возвращенной.
Примечание : Если в процессе составления чека вами была допущена ошибка - нажимаем " Аннулировать " и повторяем действия.
Проводка платежей и возвратов через "Тест Драйвера ФР"