Электронная медицинская карта в вашей клинике. Что выбрать?

Автор: Келенин Владимир Викторович.

ЭМК — карта пациента медицинской организации в электронной форме. Включает в себя паспортную часть: ФИО, адреса, контактные данные, серии и номера основных документов пациента, результаты осмотров врачей, инструментальных и лабораторных исследований, отметки о проведенных процедурах и вмешательствах.

На первый взгляд кажется, что первая - паспортная часть одинакова для всех клиник, но в действительности это самая вариабельная форма для ввода данных в программе ЭМК. Есть клиники, где нужен минимум сведений, чтобы не перегружать информацией регистраторов и ускорить оформление пациента. Другим же организациям с особенностями процессов внутри клиники нужно множество дополнительных полей, галочек или списков опций в этой части карты.

Для небольшой клиники на несколько врачей может подойти стандартный вариант в облачной МИС. А вот специализированным учреждениям и клиникам побольше при выборе программы обязательно следует уточнить у разработчиков, какие возможности настройки этой формы есть в программе.
Попробуйте с сотрудниками регистратуры заполнить карту условного пациента в демо-версии ЭМК и оцените количество кликов и скорость заполнения паспортной части. Может показаться, что это мелочь. Однако, если поток пациентов в регистратуре большой, каждое лишнее действие в программе будет замедлять процесс и будет создавать очереди.
Паспортная часть - источник данных для формирования множества печатных форм в первую очередь N 025-у, а иногда специализированных, например: N 043/у “Карта стоматологического больного” или N 025-5/у-88 "Медицинская карта амбулаторного наркологического больного" и др. Убедитесь, что в программе есть необходимые печатные формы или их конструктор. Да, да! Хоть статья написана про электронную карту, но большинство организацией используют бумажный документооборот для "прокурора".
Если вы планируете отказаться от бумажного оборота, необходимо подписывать документы квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправлять их в реестр медицинских документов единой государственной системы здравоохранения (РЭМД ЕГИСЗ). Программа должна поддерживать эту функцию.
Обратите внимание, что отправка в РЭМД ЕГИСЗ постепенно становится не опцией, а требованием. Так в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 18.02.2022 № 90н нужно отправлять электронные медицинские книжки. Также с 1 января 2024 года ФНС меняет порядок предоставления налогового вычета на электронный. Теперь для получения вычета справку надо обязательно отправлять в РЭМД. Политика государства направлена на углубление цифровизации отрасли и с каждым годом таких документов будет становиться больше, поэтому стоит задуматься о внедрении модуля ЭЦП в МИС заранее.

Вернемся к работе с ЭМК в регистратуре. Есть целый ряд документов, который печатать придется, т. к. их должен подписать пациент: договора, информированные добровольные согласия, акты. Удобно, когда имя пациента вносится один раз в систему и затем автоматически подставляется во все документы, требующие подписания. В многопрофильной клинике, особенно со стационаром и оперативными вмешательствами таких документов может быть целый калейдоскоп! И набор может постоянно меняться, а в старые шаблоны постоянно вносятся изменения в связи с новыми требованиями Минздрава. Продвинутые конструкторы шаблонов ЭМК поддерживают ветвления и циклы и эта возможность может очень помочь вашей регистратуре и уменьшить ошибки в работе с юридическими документами.
Вашим сотрудникам придется меньше анализировать и выбирать между меню в программе: при нажатии на одну кнопку, программа сама проанализирует все опции внутри карты и скомбинирует нужные шаблоны. Так для первичных пациентов будет печататься договор, а для вторичных - допсоглашение, шаблон может меняться для представителей пациентов, ИДС содержать разные разделы и т. д. В идеале можно настроить одну кнопку с иконкой принтера, при нажатии на которую выйдут все нужные документы на подпись. Регистраторы - не юристы, такая возможность уменьшит их ошибки и ваши риски судебных разбирательств.
Уточните у разработчиков, есть ли возможность редактировать шаблоны печатных форм и кто это будет делать после запуска программы. Разработчики ЭМК могут не включать в техподдержку эти работы и любят насчитать много “программисто-часов”, чтобы выставить дополнительный счет за доработку.

Старший медицинский персонал вносит в ЭМК результаты осмотра, исследований, протоколы оперативных вмешательств и медицинских манипуляций. В частных клиниках, да и во многих государственных также необходимо следить за учетом услуг: отмечать их оказание и своевременную оплату. В гос. клиниках печатать статистические талоны - их пока никто не отменял и проверка может выявить их отсутствие или несоответствие их формы последним приказам.

Если разбирать подробно вопрос врачебных протоколов, то возникает интересная проблема: многие медицинские центры хотят настраивать формы ввода данных с учетом специфики лечебных процессов: добавлять туда нужные поля, галочки, классификаторы. Вводят поля для обязательного заполнения, формулы для расчета. В этом случае в программе ЭМК должен быть конструктор форм, иначе доработка будет занимать много времени и требовать дополнительных затрат.

С другой стороны есть требование Минздрава РФ о передаче данных в ЕГИСЗ. При этом ведомство переходит на структурированные электронные медицинские документы - СЭМД в формате XML и жестко регламентирует их структуру в формате CDA. С 01.01.2024 прежняя возможность отправлять документы произвольной структуры в формате PDF перестает быть актуальной.

Таким образом получается, что если ваших специалистов не устраивает простейшие шаблоны осмотра с полями: жалобы, осмотр, исследования, диагнозы, заключение и рекомендации, то задача разработчиков ЭМК усложняется. Формы, созданные для вас, нужно транслировать в СЭМД. Уточните, как решается эта проблема при выборе программы.

С врачами так же стоит провести тестового пациента. Многие считают, что все программы похожи: те же “окошки” - жалобы, осмотр и т. д. Но это не так: дизайн - именно как функциональное понятие, а не цвет и размер шрифтов на экране, не всегда проработан разработчиками. “На вкус и цвет товарища нет”. Поэтому посчитайте количество кликов и время, которые нужно сделать, чтобы оформить протокол, счета и талоны. Оцените удобство навигации по карте: сколько кликов нужно сделать, чтобы посмотреть прежние осмотры и результаты исследования, все ли наглядно и очевидно. Как проходит запись в сетку расписания на новые консультации и обследования.

Учтите, что WEB интерфейс гораздо гибче и функциональнее традиционного “оконного”. К тому же чаще всего речь идет о разработке под ОС Windows, которая вытесняется из обихода социальных учреждений. А частные организации могут столкнуться с трудностью приобретения лицензий из-за санкций. Вывод: выбирайте ЭМК, которая работает в браузере и не требует установки приложения на ОС Windows.

Процедурные и постовые медсестры, массажисты, инструкторы, лаборанты также взаимодействуют с электронной медкартой. В простейшем случае делают отметки о проведенных процедурах для статистики и учета услуг.
Процедурные сестры формируют направления на анализы в лабораторию. Очень удобно, если заказ во внешнюю лабораторию формируется в ЭМК, а не в другой программе. Это ускоряет процесс: медсестра может работать уже с готовыми направлениями от врача, отправляя их в несколько кликов, добавляя данные преаналитики и номера пробирок. Это уменьшает ошибки и в итоге результат анализа также импортируется в ЭМК автоматически как только будет готов в лаборатории. Уточните у разработчика, есть ли интеграция с нужной вам лабораторией и тарификацию этой услуги: предпочтительнее фиксированная оплата в независимости от кол-ва отправлений.
Постовые медсестры также вносят множество данных: дневники наблюдения, множество физиологических показателей, отмечают манипуляции, смотрят назначения врачей и подтверждают их по мере выполнения. Этот модуль ЭМК также как и врачебный часто требует настройки под потребности медицинской организации, особенно специализированной. По богатому опыту внедрения нашей программы отмечу, что больше всего настроек в психоневрологических учреждениях и они не повторяют друг друга. Обратите внимание на этот модуль ЭМК, если у вас есть стационарные подразделения. Он не сильно уступает по важности и функциональности врачебному модулю.

Внутренняя лаборатория требует ввода данных в ЭМК. Если за день проходит несколько десятков пациентов, то ручной ввод данных в формы в программе - разумное решение. Возможность автоматического учета услуг и статистики, формирование журналов уже упростит и ускорит работу лаборантов. При значительном потоке необходима интеграция с лабораторными анализаторами или интеграция ЭМК с лабораторной информационной системой, которая берет на себя взаимодействие с конкретными приборами.

Электронная медицинская карта - первичный источник для сбора статистики. Годовые статистические формы (№ 36, 62, 14, 14-дс, 16-вн и др.) сдают не только госучреждения, во многих регионах их обязаны сдавать и частные организации. Далеко не во всех программах ЭМК сбор данных для заполнения этих форм полноценно реализован. Скажем прямо: реализован он редко где. Я как врач-статистик знаю все таблицы в этих многостраничных талмудах и видел разные статистические модули ЭМК.
Проблема не так остра, если у вас есть отдел статистики, который собирает и сводит эти данные вручную со всех отделений, а сотрудники этих отделений считают цифры по журналам (это их должностная обязанность!). Однако для руководства центра доступ к статданным в реальном времени и без “ручных” искажений может дать дополнительные преимущества при принятии управленческих решений, особенно в случае наличия большой филиальной сети.

Автоматизированный учет услуг - очень интересный и непростой процесс, заслуживающий отдельной статьи. В этом материале подробно мы его касаться не будем.

А для тренировки могу предложить скачать демо-версию нашей программы и сравнить с другими ЭМК по нашему чек-листу. Для этого нужно заполнить форму заказа ниже.